Tietosuoja

Ura Basket ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 28.5.2025.

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitamme erikseen esimerkiksi sähköpostitse tai verkkosivujemme www.urabasket.fi kautta.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Ura Basket ry
Osoite: Veitenmäentie 29, 20780 Kaarina

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Yhteyshenkilö: Mira Virta
Puhelin: 044 240 3376
Sähköposti: toimisto@urabasket.fi

Kaikki rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ja kysymykset tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen toimisto@urabasket.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarkentamaan pyyntöä ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen toimenpiteitä.

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu Ura Basket ry:n toimintaan liittyviin oikeutettuihin etuihin, jäsenyyksiin, sopimuksiin sekä rekisteröityjen suostumuksiin seuraavasti:

Jäsenten osalta käsittely perustuu yhdistyslain mukaiseen jäsenyyteen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun. Käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• hoitaa jäsenasioita, kuten tiedottamista, yhteydenpitoa, palkitsemista, kilpailutoimintaa, jäsenmaksujen hallintaa ja mahdollisia kurinpitotoimia
• järjestää harrastustoimintaa, tapahtumia sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksia
• kehittää yhdistyksen toimintaa, tehdä tilastointia ja raportointia
• havaita, estää ja selvittää väärinkäytöksiä, petoksia ja muita rikoksia

Toimihenkilöiden (esim. joukkueenjohtajat, ohjaajat, valmentajat, huoltajat, tiedottajat) tietojen käsittely perustuu Ura Basket ry:n oikeutettuun etuun ja osin sovittuun tehtävään tai vapaaehtoissopimukseen.

Yhteistyökumppaneiden ja yritys/yhteisöedustajien osalta käsittely perustuu pääsääntöisesti sopimukseen tai Ura Basket ry:n oikeutettuun etuun (esim. yhteistyösuhteen ylläpito, yhteydenpito ja suoramarkkinointi olemassa olevan asiakassuhteen puitteissa).

Sähköinen suoramarkkinointirekisteri perustuu aina rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Leiri- ja tapahtumaosallistujien terveyteen liittyvien tietojen käsittely (esimerkiksi allergiatiedot) perustuu rekisteröidyn tai alaikäisen huoltajan nimenomaiseen suostumukseen ja on välttämätöntä osallistujan terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi tapahtuman aikana.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröityjä ovat yhdistyksen jäsenet ja entiset jäsenet, toimihenkilöt, yhteistyökumppanit sekä sähköiseen markkinointirekisteriin kuuluvat henkilöt ja alaikäisten jäsenten huoltajat.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n mukaiset henkilötiedot, kuten jäsenen nimi ja kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
• Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Kilpailutoimintaan liittyvät tiedot kuten pelinumero ja lisenssinumero
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika tai ikäryhmä (esimerkiksi toiminnan kohdentamiseksi tai sarjajaon varmistamiseksi). Sukupuoli (esimerkiksi tilastointia, tasa-arvoraportointia tai toimintaryhmiä varten)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot ja palvelun käyttöön liittyvät lokitiedot
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot ja palvelun käyttöön liittyvät lokitiedot

Sähköinen suoramarkkinointirekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja ei-jäseninä olevista asiakkaista ja kontaktihenkilöistä (esim. huoltajat, osallistujat, yhteistyöehdokkaat):

• Nimi
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero)
• Suostumustiedot (esim. markkinointiluvat)
• Tieto aikaisesta roolista tai osallistumisesta (esim. kausi, tapahtuma, rooli)
• Mahdolliset palautteet, toiveet tai kommentit
• Sähköisen viestinnän lokitiedot ja mahdolliset markkinointitoimenpiteiden seurannat

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Terveystiedot (esimerkiksi ruoka-aineallergiat):
Näitä tietoja voidaan kerätä tapahtumien tai leirien ilmoittautumislomakkeissa, kun se on tarpeen osallistujan turvallisuuden takaamiseksi (esim. ruokahuollon järjestämiseksi tai ensiaputilanteiden varalta). Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai alaikäisen huoltajan nimenomaiseen suostumukseen ja tiedot käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä tapahtuman toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan tapahtuman päättymisen jälkeen ilman aiheetonta viivettä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Ura Basket ry:lle.

7. Tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisteröityä koskevia laskutukseen liittyviä tietoja (kuten nimi, yhteystiedot, laskun viitetiedot ja maksutilanne) voidaan siirtää Visma Amili Oy:lle, joka tarjoaa Ura Basket ry:lle maksunvalvonta- ja muistutuspalveluita. Tietojen siirto perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun hoitaa jäsenmaksujen valvontaa ja laskutusta tehokkaasti sekä sopimusvelvoitteiden täyttämiseen.
Visma Amili toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja tietojen käsittelyä koskee palveluntarjoajan tietosuojakäytäntö (www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/).

8. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä hyvää tietosuojakäytäntöä.

• Jäsenet: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään 6 kuukautta asiakas- ja/tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään). Lähtökohtaisesti käyttäjätietoja säilytetään 2 vuotta viimeisestä palvelun käyttöpäivämäärästä. Lisäksi käyttäjällä on milloin tahansa mahdollisuus poistaa myClub-tunnus ja tilin tiedot palvelusta.
• Toimihenkilöt: Toimihenkilöiden henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niissä tarkoituksissa, joita varten tiedot on kerätty. Säilytysaika määräytyy muun muassa lakisääteisten velvoitteiden (esim. kirjanpito- ja työlainsäädäntö), sopimussuhteen keston sekä mahdollisten oikeudellisten vaateiden esittämisen tai puolustamisen perusteella.
• Yritysten ja yhteisöjen edustajat: Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai muun yhteistyön kannalta. Henkilötietoja päivitetään säännöllisesti ja poistetaan, kun ne eivät enää ole tarpeen.

Tietoturva:
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy edellyttää käyttäjätunnusta, salasanaa sekä palvelinosoitetta. Tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tallennettu tieto on suojattu kaksinkertaisella, vahvasti salatulla tietokantavarmennuksella. Palveluun kirjautuminen edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä; nämä ovat vahvasti salattuja ja ainoastaan käyttäjän tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattua.

9.1 Suoramarkkinointi ja asiakasviestintä

Ura Basket ry voi lähettää sähköpostitse, tekstiviestitse tai postitse tietoa omista tapahtumista, palveluista tai kampanjoista. Sähköinen suoramarkkinointi lähetetään vain, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

Rekisteröity voi koska tahansa kieltää suoramarkkinoinnin tai peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön tai käyttämällä sähköisen viestinnän yhteydessä annettuja kieltäytymismahdollisuuksia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jotka on tallennettu henkilötietoja sisältävään rekisteriin, sekä oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

• Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Oikeus vastustaa suoramarkkinointia:

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity vastustaa suoramarkkinointia, henkilötietoja ei enää käsitellä siihen tarkoitukseen.

Sähköiseen suoramarkkinointiin annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaisille

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti